Tips dalam rapat

Berikut adalah artikel yang saya kutip dari quickstart.co.id mengenai cara memimpin rapat agar efisien dan tetap terfokus serta menghasilkan keputusan yang memuaskan bagi berbagai pihak yang terlibat. Simak ya sob! semoga bermanfaat.

Pastikan semua sudut pandang didengarkan. Sebagai pemimpin, Anda wajib mendengarkan pemikiran semua orang. Jika tidak, setelah rapat Anda akan mendapati beberapa peserta yang marah dan mengatakan kepada Anda atau lebih buruk lagi, kepada orang lain bahwa mereka diabaikan. Jadi, mintalah umpan balik dari peserta secara reguler pada saat jeda dalam rapat, atau paling tidak setelah mendiskusikan satu item dalam agenda.

Ada beberapa cara untuk mendapatkan umpan balik:
· Ajukan pertanyaan umum, seperti, “Apakah ada yang kita lupakan?”
· Beri kesempatan kepada mereka yang cenderung diam untuk bicara. Atau, persilakan mereka secara langsung untuk bicara.
· Jika rapat Anda diikuti lebih dari sepuluh orang, pecahlah kelompok tersebut menjadi beberapa kelompok kecil beranggotakan dua atau tiga orang, dan mintalah masing-masing kelompok untuk memberikan laporan.
· Berikan waktu yang cukup bagi masing-masing kelompok untuk berpikir. Jangan terburu-buru melakukan voting atau mengambil keputusan.
· Jika semua hal ini gagal, mintalah seseorang untuk menjadi devil’s advocate guna menyulut perdebatan.

Jaga agar rapat tetap fokus. Bahkan ketika Anda meminta pendapat semua peserta, sangatlah penting untuk menjaga rapat tetap terfokus pada agenda. Anda dapat menjaga fokus dengan cara merangkum dan meninjau kemajuan rapat yang telah dicapai. Catatlah ide-ide yang diutarakan tentang topik tertentu di flip chart. Garis bawahi perpindahan dari satu item Agenda atau sasaran ke item berikutnya. Dan berhentilah secara periodik untuk mengingatkan kelompok tentang kemajuan rapat dan ke mana mereka kan menuju. Semua tindakan ini dapat membantu Anda menjaga rapat tetap terfokus.

Berikut beberapa poin yang perlu Anda ingat ketika memimpin rapat :
· Pantaulah tingkat partisipasi Anda sendiri untuk memastikan Anda tidak mendominasi diskusi.
· Mungkin orang yang pemalu atau pendiam untuk berkontribusi kendalikan para penyela dan pendominasi.
· Bersikaplah positif dan menyemangati terhadap apa yang dikatakan peserta.
· Pujian adalah cara yang sederhana dan efektif untuk membuat peserta senang.
· Campur tanganlah jika seorang peserta mengkritik atau menyerang kontribusi lainnya.

Tip untuk mendapatkan partisipasi penuh
· Pantaulah tingkat partisipasi Anda sendiri untuk memastikan Anda tidak mendominasi diskusi.
· Bersikaplah positif dan menyemangati terhadap apa yang dikatakan peserta.
· Catatlah masukan setiap peserta.
· Ketika Anda merasa semua orang tertarik untuk mendiskusikan poin tertentu, mulailah perhatikan dan dengarkan siapa saja yang ingin mengutarakan pendapat. Lalu persilakan mereka berbicara dengan menggunakan kontak mata serta anggukan, atau dengan mengatakan, “Mari kita dengarkan pendapat Rab dahulu, lalu Sue, kemudian Tonio.”
· Untuk mendapatkan masukan dari semua peserta, Anda dapat meminta langsungnya dari orang-orang yang hadir. Tapi ingat hal ini bisa memakan banyak waktu, jadi hanya gunakan untuk masalah-masalah yang penting saja.
· Perhatikan bahasa tubuh para peserta. Jika seseorang mencondongkan tubuhnya ke depan, itu mungkin berarti ia ingin mengutarakan sesuatu. Tanyakan, ingin menyampaikan sesuatu?”
· Bila perlu, mintalah pendapat dari orang yang belum berkontribusi.
· Ingatlah bahwa diam tidak selalu berarti berpartisipasi. Pekalah terhadap kebutuhan orang untuk mendengarkan.
· Jangan terburu-buru melakukan voting atau mengambil keputusan sebelum Anda mendengarkan semua sudut pandang.